今後のA型事業モニタリング書式に関して

支援計画策定ソフトもバージョンが上がり、書式も厚労省の改悪書式に統一した訳ですが、
モニタリング書式に関しては特に今回定めは有りませんでしたが、
支援計画書式内にモニタリングと重複する多数内容があるため、それをモニタリングとしてはいけないのかと地元の福祉課に問い合わせしましたら、「一応別書式で作ってください」との回答でした。
同一内容であるのに見直ししてタイトルがモニタリングで有れば良いのでは？と思うのですが、お役所仕事ですからね…
まだ新規利用や更新がない場合は、以前と同じモニタリング書式を利用いただけます。
うちも先日、従来の書式でモニタリングを終わりました。
今後の新規利用者や、更新した際に新書式に移行した人のモニタリングですが、
策定用の横書式をモニタリングとタイトル変えて、ご使用いただくのも一つの方法です。
もう一つは、従来のモニタリング書式は以降途中の人もおられるでしょうから、以前と同じ書式で残してありますが、新支援計画の課題以外には自動引用しません。(完全移行後の来年以降のバージョンで対応しますが、互換性を考えて、今のバージョンでは以前のままにしてあります)
なので、課題は自動引用されますが、それ以外は手動でのコピペで対応していただけば利用は可能です。
制度の狭間での書式規定変更でしたので、移行期間としてそういう対応で出しました。
縦書きの支援計画書を行政や相談支援用にご使用いただき、策定用の横書き書式をモニタリングで使用してみてください。監査時しか行政には見られないものなので、各事業所がモニタリング書式として使う分には問題ないかと思います。
もしも、ダメだという自治体が有ったら、次のバージョンまで、上記の方法でコピペ対応して下さい。
今後まだまだ締め付けや書式の統一がなされる可能性も有りますので、厚労省の今後の動きを見て順次対応させていただきます。
以前から繰り返し記載しておりますが、それぞれの書式は個別のデーターベース上で保存され、新規作成ボタンを押して氏名入力確定時のみ自動引用する様にして有りますので、
一度作成した支援計画は、策定用の横書式を書き換えてもそのままでは変更されません。
なのでモニタリング書式にタイトルを変えて使用しても支援計画が上書きされることは有りません(一応念のために印刷は必ずしておいて下さいね！変更は元には戻せませんからね！)
そうしてモニタリングで使用したものは、プリントした後で、次回の更新時にタイトルを戻して日付を直せば支援計画策定に使えます。縦書きの書式で新規作成ボタンと氏名入力確定時その内容が自動引用されます。
重ねて記載しておきますが、自動引用されるのは、新規作成ボタンを押して新規に作成した時の最初の1つのみです！同名の人の策定書式が複数有れば最初の物が引用されますのでご留意ください。(課題も引用されるのは初期作成のレコード1つのみです)
これらはうちのソフトの共通動作です。
個人情報管理の観点から5年以降の離職者の情報は抹消して行くべきですので、どうしてもデーターとして残すならPDFで書き出すなりして置かれれば良いかと思いますが、個人情報保護法的にどうなのか疑問も残りますし、病院関係(特に歯科など)一定期間利用がないとカルテが整理されてしまい、新規扱いとなりますし、福祉も医療も同じ個人情報の管理理念でいる方が良いかもしれません。
法律上は「5年間の保管義務」です。福祉事業の場合は離職後5年間ののち廃棄処分すべきかなと思われますが、同一人物が再利用する事も有ったりしますので、退所者非表示機能を利用していただいて、5年を超える場合は、基本情報は削除整理されるのが一番良いかなと思います。
その他の書式は作成印刷後は次の更新時に削除して行けば問題はないかと思います。その際に印刷時にPDFを選択して保存してから削除すれば、万一後日情報が必要になった時は、PDFから印刷されたら良いです。
この方法のメリットはソフトが肥大化しない点です。
それに管理者が途中で変わっても1人に1レコードしか無ければ確認に困ることも有りません。
うちでは職員全てが支援計画やモニタリングも作成できるようにスキルアップとして教えています。
実践で支援計画の策定を経験させることで、サビ管資格取得研修時に戸惑う事もなくスムーズに進む事が出来ます。
日頃から職員との情報共有を行なっておきましょう。
但し、誤操作の無いように！
定期的にバックアップは取って置きましょう。
USBもハードディスクも壊れる消耗品です。
そういう意識をお忘れなく！